摘 要：基于一个ERP项目，论述了该系统中采购管理子系统的设计思想、系统特点及关键技术，并简要介绍了其应用情况。
关键词：ERP系统 采购管理系统 供应商

　　随着经济的发展，ERP(企业资源计划)已成为现代企业管理的重要手段。ERP是MRPⅡ思想的延伸，尽管它仍以MRP为核心，但其功能与技术已完全超越了MRP，它面向整个供需链管理，综合考虑了制造厂、供应商、分销商及客户等各方面的影响。ERP系统有三条主线[1]：以生产管理系统为核心的生产流、以库存管理系统为核心的物流、以成本控制系统为核心的资金流。
采购管理系统是物流和资金流的重要组成部分，它对保证信息正常流动、交货期、降低成本等有非常重要的作用。本文主要论述了某彩印公司ERP项目中采购管理子系统的设计与实现及其关键技术。
1 采购管理系统的总体设计思想
1.1 系统需求
　　某彩印公司是以设计、印刷为主的中小型企业，有典型的流程工业特点，其模式为多品种、小批量系列化、按订单组织生产，按计划采购物料。由于近几年经济发展很快，供应商和用户数迅速增长，用户对交货期、价格、技术指标等要求越来越苛刻，而厂内信息共享程度差，存在重复工作，直接影响工厂效益。该公司原来使用的采购管理系统功能单一，只实现了采购单和供应商的录入，操作极不方便，速度很慢。为此，该公司决定实施ERP。
1.2 系统功能模块划分
　　本ERP系统以生产计划流为主线，分业务管理、生产管理、库存管理、采购管理、人力资源管理、账务监管和系统管理七个子系统。各子系统既能独立运行，又能组成一个大系统协同运行，子系统之间实现数据高度共享。
　　采购管理系统不仅要能处理ERP主计划提出的采购要求并及时反馈执行情况，而且要提供对供需链管理的相关支持。采购过程中伴随着相应的物流、资金流和信息流[2]。本系统结合实际情况将采购管理系统划分为四个子模块，各模块功能如图1所示。

　　采购管理系统中各模块功能如下：
　　(1)采购管理：这是采购管理子系统中最重要的模块，与库存管理子系统有较大联系。它实现了对采购流程的跟踪管理，包括采购申请、制订采购计划、采购单管理以及收货、退货管理等功能。
　　根据各种请购信息制订采购计划，通过询比议价选择最优供应商，然后生成采购单。通过发单作业将采购单实际发出。
采购单管理包括维护和修改采购单、查询各种采购单的执行状态等。
　　收货检验作业由专门的质检部门实施。收货员根据采购单编号直接查找未收完料的采购单，核对正确后开收货单。此时采购子系统会自动提示有新收货情况，可重新核对是否无误并根据收货质量自动计算此次收货的合格率。该合格率可作为供应商评估的参考。
退货时先根据发票建立一个退货请求，待货物出库后，再根据出库结果建立退货说明[3]，并相应修改收货、付款情况。
　　(2)供应商管理：在一个管理先进的企业中，供应商被看作企业的一部分，因此对供应商的管理是相当重要的。该模块记录了供应商的各种信息，包括供货范围、供货能力、供货质量以及与本企业合作的交易记录。与一个信誉良好的供应商建立稳固的长期合作关系是至关重要的。所以本系统提供了一套完整的供应商评估流程，采用人工评分与系统自动评分相结合的评估制度，合理公正地评估供应商，使公司能和一些优秀供应商建立良好的合作关系。
　　(3)采购结算：该模块包括采购统计、应付款管理和发票管理。可根据不同要求统计某段时期的采购情况，生成相应报表。根据采购单制作相应付款计划并生成报表，财务处付款后自动修改供应商的付款记录，这需要一个与专用财务软件的接口。若款项完全付清，则对该采购单的跟踪完成。发票管理包括登记发票和查询发票。
　　(4)样品评估：当该公司要用到某种新物料或有供应商推荐使用某种新物料时，需由相关部门等对其评估。本模块给其他相关子系统提供一个接口，以填写评估意见。若评估合格，则将其增加为新供应商或修改已有供应商信息。
1.3 系统数据流图
　　本系统数据流如图2所示。

1.4 系统设计的关键
　　(1)建立合理的请购体系
　　采购计划是根据采购申请制定的，生成采购申请有三种方式[4]：
　　①人工请购
　　在一个闭环ERP系统中，不应由手工录入采购项目。但为实现中小企业灵活采购的目的，企业一般希望有此功能以满足实际需要，如临时需要的一些物料可人工请购。
　　②MRP自动请购
　　理论上应根据生产需要进行购买，但事实上这样无法满足实际需要，等到生产计划定好再采购，只会让生产部门等待，资源利用率低，也会使预计交货期延长，影响企业信誉。所以系统必须提前请购。根据历史采购单提供的物料需求量、库存系统提供的实际库存量、采购单的在途采购量和主生产排程等数据为依据，系统可计算出为满足计划生产所需的物料，生成请购建议，并以此作为采购计划的依据。物料采购的数量可由如下公式估算：
　　采购数量=(需求数量-库存数量-在途数量+生产预定数量)*安全系数
　　③再订购点法
　　对于油墨、胶水等辅料，通常用再订购点法请购。它需要在物料文件中设定基本资料，如预设订购点、经济订购量及安全存量等数据。一旦总库存量加上在途量等于或小于订购点，则发出数量为经济订购量的采购申请。这种作法可以由ERP系统自动请购，它不像MRP那样需要严谨的数据处理，但库存量要正确，预设订购点、经济订购量、安全存量等数据也要合理。
以上三种请购方式保证了物料需求量的完整性和实时性，是订单生产式企业保证交货期、控制成本的重要手段。
　　(2)直接生成采购单
　　一般的工厂中，难免有生产线缺料等紧急事件发生。如果这时还要按照“请购-订购”程序一步步做，则效率会很低。此时应允许采购员直接开立采购单并将采购单发给相应公司，进行紧急采购。
　　(3)建立供应商及价格分析体系，降低成本
　　为了降低成本，本系统通过维护价目字典和供应商资料，让采购员对物料价格信息有一个全面、实时的了解。采购员在采购询比议价操作时显示全部提供该产品的供应商，分析其价格并参考供应商的信誉状况及其与本企业的债务状况等选择供应商，也可自动选择报价最低的供应商。
2 系统开发特点及关键技术
2.1 系统开发环境
　　根据该彩印公司的规模、项目资金、开发期等因素，系统开发采用C/S模式，以Windows2000 Server为服务器操作系统，以Windows9X/2000为客户端操作系统，数据库采用MS SQL Server2000 企业版，前端开发工具主要采用Microsoft Visual Basic 6.0，辅以图像处理软件设计界面，使用Crystal Reports设计报表。
2.2 系统特点及关键技术
　　(1)统一设计规范
　　系统开发过程中，对数据库设计、界面设计、编码设计等都有严格统一的规范。另外，程序设计时尽量把通用模块（如登录、日志管理、用户管理等模块）做成模板文件或类文件，便于与总系统中其他子系统共享资源并为后继开发做技术准备。
　　(2)数据库设计
　　ERP系统中必须存储、管理大量数据。好的数据结构和数据库应该充分反映物流的发展变化，能迅速、方便、准确地调用和管理所需数据，还应使后继系统开发工作方便、快捷，系统开销小，易于管理等。
　　本系统遵循以上准则，对数据库的设计达到第三范式要求，清除了表中冗余的信息，可方便、准确、迅速地调用和管理所需数据。在数据库实现中多处使用存储过程和触发器，从而加快了系统运行速度，提高了代码的重用性，保证了数据库的完整性，提高了对表及表行有许多级联操作的应用程序的功能。
　　(3)数据网络共享
　　本采购管理系统充分考虑了与各子系统的关系，多用户并发操作不会引起冲突，各工作站、各子系统之间的数据高度共享。
　　(4)有效的用户权限控制
　　能对不同用户设置各项功能的使用权限，防止非法用户获得使用权（例如：查阅权、修改权、删除权等），以满足企业在管理中数据保密及分工控制的需要。
　　(5)高度自动化
　　用户只需输入采购过程的原始资料，所有涉及计算和统计的工作，如采购量预算、采购统计、应付款管理等都可由系统自动生成。
　　(6)简洁美观的操作界面
　　本系统使用了多种图像处理技术设计界面，使得整个界面自然友好、美观大方、生动直观，使用方便、灵活，操作流畅。每个功能模块的界面和操作方式基本相同，用户只要熟悉了其中一个模块的操作，其他模块的操作就可以融会贯通。
3 应用情况
　　该采购管理子系统与ERP系统中其他子系统实现了很好的集成。企业信息在各部门之间流通加快，数据充分共享，性能稳定、可靠。此系统已在某彩印公司使用，运行良好，为该公司带来了良好的经济效益和社会效益。该系统有良好的通用性和可扩充性，具有一定的推广价值。
　　ERP是企业实施信息化的有效方式，在实施过程中需要各部门积极配合，严格遵循ERP的逻辑流程，有计划、有秩序地进行，才能充分发挥企业资源的效能。
　　从目前趋势看，新一代的ERP产品应形成一个从企业内部到企业外部的完整的电子商务解决方案。鉴于某彩印公司的规模，本系统采用C/S模式，仅能在企业内部使用。另一方面，在采购管理系统中对采购计划制定的灵活性也还值得深入研究。
参考文献
1 陈伯成，叶伟雄.企业资源规划ERP软件简化的流程集成模型.清华大学学报（自然科学版），2003；（6）
2 谢澍，张洪伟，魏筱毛.ERP与供应链结合的采购管理研究.计算机应用研究，2002；（9）
3 叶宏谟，宋向琳.企业资源规划ERP—整合资源管理篇.北京：电子工业出版社，2002